Caso de estudio — UX / UI / IA
Usabilidad e IA para mejorar la preparación de licitaciones públicas
Rediseñé la experiencia de un sistema de gestión de licitaciones públicas para un ayuntamiento, integrando inteligencia artificial para reducir errores y agilizar la preparación de ofertas.
Rol
Product Designer
UX, UI y diseño de interacción con IA
Equipo
6 personas
1 PM · 1 Designer · 3 Devs · 1 QA
Duración
6 meses
Septiembre 2024 — Febrero 2025
Herramientas
Figma
FigJam · Notion · Jira
Objetivo
Digitalizar y optimizar un proceso crítico para la ciudadanía
El ayuntamiento necesitaba digitalizar y optimizar su proceso de preparación de licitaciones públicas. El objetivo era diseñar una plataforma que redujera errores humanos, acortara los tiempos de preparación y facilitara la colaboración entre los distintos departamentos implicados.
"Cada licitación que se pierde por un error administrativo es una oportunidad perdida para la ciudadanía."
El reto
Un proceso manual, fragmentado y propenso a errores
El proceso de licitación era manual, fragmentado entre hojas de cálculo, emails y documentos Word. Los equipos no tenían visibilidad sobre el estado de cada expediente, los plazos se incumplían con frecuencia y la revisión de requisitos dependía de la experiencia individual de cada técnico. El reto era transformar un flujo complejo en una experiencia digital clara, accesible y asistida por IA.
Proceso · Research
Entender el contexto institucional
Realicé entrevistas con técnicos municipales, jefes de departamento y personal administrativo para entender los puntos de dolor reales. Mapeé el flujo completo de una licitación desde la publicación hasta la adjudicación, identificando cuellos de botella y oportunidades de automatización.
Mapa del proceso actual — identificando puntos de dolor y oportunidades de mejora con IA
Proceso · Arquitectura
Estructura centrada en expedientes y plazos
Diseñé la arquitectura de información priorizando tres áreas clave: gestión de expedientes, revisión de requisitos asistida por IA y seguimiento de plazos. Los flujos se simplificaron para reducir el número de pasos necesarios en cada tarea.
Sitemap — estructura centrada en expedientes, revisión y seguimiento
Flujo de preparación de oferta — de la publicación a la presentación
Proceso · Prototipado
Iterando con usuarios reales del ayuntamiento
La interfaz evolucionó desde wireframes de baja fidelidad hasta un prototipo interactivo completo. Cada iteración se validó con usuarios reales del ayuntamiento, lo que permitió ajustar tanto la arquitectura como los patrones de interacción con la IA.
Proceso · UI & Design System
Componentes accesibles para administración pública
Construí un sistema de componentes accesible (WCAG AA) adaptado al contexto institucional. La paleta, la tipografía y los patrones de interacción se diseñaron para transmitir confianza y facilitar el uso por parte de perfiles no técnicos.
+90 componentes accesibles con variantes y estados documentados
Mi aportación
Conectando diseño, IA y contexto institucional
Mi aportación fue transversal, conectando las necesidades de los usuarios con las posibilidades técnicas de la IA y los requisitos institucionales.
Diseño de interacción con IA: Diseñé cómo la inteligencia artificial se integraba en el flujo de trabajo sin reemplazar la decisión humana, sino asistiendo al técnico.
Accesibilidad institucional: Garanticé que la plataforma cumpliera los estándares de accesibilidad requeridos para herramientas de administración pública.
Simplificación de procesos: Reduje un flujo de 14 pasos a 6, manteniendo toda la trazabilidad necesaria para auditoría.
Resultados
De lo manual a lo digital y asistido
La plataforma transformó un proceso manual y propenso a errores en un flujo digital claro, trazable y asistido por IA.
60%
Reducción tiempo preparación
92%
Tasa completado en tests
14→6
Pasos del flujo principal
AA
Cumplimiento WCAG
Aprendizajes
Qué aprendí
Trabajar con administración pública y con IA me dejó aprendizajes únicos.
01
La IA es un asistente, no un sustituto
Los usuarios confían más en la IA cuando entienden cómo llega a sus sugerencias. Transparencia > magia.
02
Accesibilidad no es opcional
En entornos institucionales, la accesibilidad es un requisito legal y ético. Diseñar para todos mejora la experiencia para todos.
03
Contexto institucional ≠ lento
Con el enfoque adecuado, incluso en administración pública se puede iterar rápido y validar con usuarios reales.
Hablemos
¿Tienes un proyecto?
Estoy abierta a proyectos de diseño de producto, branding y colaboraciones que tengan sentido humano. Cuéntame en qué estás pensando.